Rechnung verschicken und offene Posten nachfassen

Steerd kann eine festgeschriebene Rechnung per E-Mail verschicken, und zwar aus deinem eigenen Postfach. Ist die Rechnung überfällig, entwirft Steerd dir eine Zahlungserinnerung. Beides passiert von Hand: du liest den Text, du drückst auf Senden.

Was vorher stimmen muss

• Ein verbundenes Postfach, das senden kann. Steerd verschickt über dein SMTP-Konto oder dein Gmail-Konto. Die Mail kommt also von deiner Adresse und liegt anschließend in deinem eigenen Gesendet-Ordner. Siehe Postfach verbinden. Microsoft 365 geht noch nicht.
• Ein Tarif mit Postfach. Der Versand hängt an derselben Funktion wie der Posteingang.
• Die passenden Rechte. Senden verlangt Rechte für Rechnungen und für das Postfach, denn hier geht selbst geschriebener Text über die Adresse deines Teams nach draußen. Zum Mitlesen der Historie brauchst du keins von beiden.

Fehlt eins davon, sagt der Dialog welches, und verlinkt die Einstellung dazu. Der Download steht in jedem Fall bereit.

Die Rechnung verschicken

Direkt nach dem Festschreiben fragt Steerd, wie es weitergehen soll: PDF herunterladen oder verschicken. Beides bleibt an der Rechnung, solange es sie gibt. Die Nachfrage ist eine Abkürzung und nie der einzige Weg.

Der Editor öffnet sich mit einem fertigen Entwurf.

• Die Empfänger kommen aus dem Kundendatensatz. Steerd nimmt zuerst die dort hinterlegten Rechnungsempfänger, dann die elektronische Adresse der Rechnungsadresse, sofern das überhaupt eine E-Mail-Adresse ist, und sonst den Hauptkontakt. Findet Steerd nichts, bleibt das Feld leer und du tippst die Adresse ein.
• Der Text ist das mitgelieferte Anschreiben, mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag schon eingesetzt. Ändere daran, so viel du magst. Was du siehst, geht genau so raus.
• Die Anhänge sind die Dokumente, die es zu dieser Rechnung wirklich gibt. Das Rechnungs-PDF geht immer mit. Ein Stundennachweis geht mit, wenn du einen erstellt hast. Bei einer XRechnung geht zusätzlich die XML-Datei mit, und die lässt sich nicht abwählen: bei dieser Rechnungsart ist die XML-Datei die Rechnung, das PDF ist nur die lesbare Sichtkopie.

Mit Empfänger merken landen die Adressen beim Kunden, und die nächste Rechnung an ihn ist von vornherein ausgefüllt.

Offene Rechnungen nachfassen

Sobald eine Rechnung offen und das Fälligkeitsdatum vorbei ist, bietet sie Erinnerung senden an. Es gibt fünf Stufen, vom freundlichen Hinweis bis zur letzten Mahnung:

Die Stufen sind ein Ton, kein Verfahren. Drei Mahnungen sind rechtlich nirgends nötig, damit jemand in Verzug gerät, und du darfst an jeder Stelle einsteigen. Steerd schlägt die Stufe über der höchsten schon verschickten vor, mehr nicht.

Jede Erinnerung setzt eine neue Frist, standardmäßig sieben Tage, und legt die Rechnung noch einmal bei.

Was die Texte bewusst nicht behaupten

Die mitgelieferten Texte fordern keine Verzugszinsen, nennen keine Mahngebühr und drohen mit keinem konkreten rechtlichen Schritt. Das ist Absicht: das sind Behauptungen darüber, was dir jemand schuldet, und eine falsche davon ist schlimmer als gar keine. Wenn du das willst, schreib es selbst dazu, in deinen Worten.

Und kein Text behauptet, es habe schon eine Mahnung gegeben, denn du kannst ja auf jeder Stufe anfangen.

Die Texte ändern

Unter Einstellungen, Rechnungen, E-Mails und Erinnerungen liegen alle sechs Texte, auf Deutsch und auf Englisch. Jeder hat einen Betreff und einen Fließtext, und in beide darfst du Platzhalter setzen:

{CLIENT_NAME} {INVOICE_NUMBER} {INVOICE_DATE} {DUE_DATE} {TOTAL} {OVERDUE_FOR} {NEW_DEADLINE} {ISSUER_NAME}

Aus {OVERDUE_FOR} wird eine Angabe wie "5 Tagen". Sie ist so geschrieben, dass sie hinter "seit" passt. Die beiden Platzhalter rund um die Überfälligkeit gibt es beim Anschreiben nicht, denn eine frische Rechnung ist nicht überfällig.

Auf Standard zurücksetzen löscht deine Fassung, statt den heutigen Text hineinzukopieren. So kommt eine Formulierung, die wir später verbessern, auch bei dir an.

Welche Sprache eine Nachricht hat, entscheidet die Rechnung, nicht deine Oberfläche: eine deutsche Rechnung wird auf Deutsch nachgefasst.

Was wann an wen ging

Jede Rechnung führt eine Historie: wann sie festgeschrieben wurde, wann sie an welche Adressen ging, jede Erinnerung mit ihrer Stufe, und wann sie als bezahlt markiert wurde. Mitlesen darf jeder, der die Rechnung sehen darf, und sie bleibt so lange erhalten wie die Rechnung selbst.

Zu einem Versand steht dort eins von vier Dingen:

• Gesendet an die Adressen, die der Server angenommen hat.
• Wird gesendet an, solange die Nachricht draußen ist und noch nichts bestätigt wurde.
• Konnte nicht gesendet werden, mit den versuchten Adressen.
• Versucht an, wenn der Zustellnachweis selbst weg ist. Das passiert, wenn du das Postfach inzwischen getrennt hast. Die Historie bleibt, der Nachweis nicht, und Steerd behauptet keine Zustellung, die es nicht mehr belegen kann.

Was es weiterhin nicht gibt

• Nichts geht automatisch raus. Keine Erinnerung verlässt das Haus, ohne dass du sie schickst.
• Niemand verfolgt, ob die Mail ankam. Es gibt keine Lesebestätigung, und eine Unzustellbarkeit landet in deinem Postfach, nicht in Steerd.
• Verzugszinsen und Mahngebühren werden nicht berechnet.
• Eine Mahnung ist eine E-Mail, kein Dokument. Ein Mahnungs-PDF gibt es nicht.