Rechnung anlegen

Aus offenen Zeiten heraus

Der Weg, den die meisten wollen. Unter Zeiterfassung zeigt Steerd je Kundschaft eine Übersicht Bereit zur Abrechnung: die Stunden, die abrechenbar sind, einen Satz haben und noch auf keiner Rechnung stehen. Mit Entwurf erstellen bekommst du einen Entwurf für diese Kundschaft.

Zwei Hinweise dort lohnen einen Blick, bevor du klickst:

• "keine Sätze hinterlegt" heißt, die Stunden existieren, haben aber keinen Preis und lassen sich deshalb noch nicht abrechnen.
• Ein Hinweis auf Einträge ohne Kundschaft meint Zeiten, die keinem abrechenbaren Projekt zugeordnet sind. Ordne sie zu, sonst tauchen sie nicht auf.

Von der Rechnungsliste aus

Rechnungen, dann Neu. Du wählst die Kundschaft selbst, der Entwurf ist leer. Nimm diesen Weg für alles, was nicht auf Zeiten beruht: Pauschalen, Lizenzen, durchgereichte Auslagen.

Schritt für Schritt

Neben Neu steht auf der Rechnungsliste Schritt für Schritt. Statt dir sofort den ganzen Editor zu zeigen, kommt eine Frage nach der anderen: deine eigenen Daten, falls sie noch fehlen, für wen die Rechnung ist, was du abrechnest, die steuerliche Behandlung, dann die Termine. Daneben wächst eine Skizze des Dokuments mit, und im letzten Schritt siehst du das echte PDF.

Dabei entsteht ein ganz normaler Entwurf. Ab der zweiten Frage bleibt er erhalten, wenn du abbrichst, und du kannst ihn danach im gewohnten Editor öffnen. Es ist dieselbe Rechnung. Der geführte Weg gilt nur für neue Rechnungen, ein vorhandener Entwurf öffnet sich immer im Editor.

Zwei Antworten bekommst du dort nicht angeboten, weil der Server sie ohnehin ablehnen würde:

• Eine einmalige Adresse schließt die Übernahme aus. Erfasste Zeiten und Reisekosten lassen sich nur einer gespeicherten Kundschaft berechnen. Tippst du die Adresse selbst, verschwinden diese beiden Möglichkeiten, statt später zu scheitern.
• Die Kundschaft lässt sich nicht mehr wechseln, sobald eine übernommene Position aus Zeiten oder einer Reise auf der Rechnung steht. Entferne diese Positionen zuerst.

Aus einer Korrektur heraus

Auch die Korrektur einer gestellten Rechnung erzeugt einen Entwurf, vorbefüllt aus dem Original. Rechnungskorrektur beschreibt diesen Fall, der sich deutlich genug anders verhält, um eine eigene Seite zu haben.

Was Steerd für dich entscheidet

Sobald ein Entwurf eine Kundschaft hat, leitet Steerd die steuerliche Behandlung aus deinen Rechnungsdaten sowie Land und USt-IdNr. dieser Kundschaft ab. Du kannst sie überschreiben, aber die abgeleitete Antwort stimmt weitaus häufiger, und sie zu überschreiben ist eine steuerliche Entscheidung, keine formale. Siehe Umsatzsteuer und Reverse Charge.

Eine Nummer vergibt Steerd noch nicht. Entwürfe haben keine Nummer, die kommt erst beim Stellen.

Bevor du weitermachst

Die Rechnung trägt deine Firmendaten genau so, wie sie in Einstellungen, Rechnungsdaten in dem Moment stehen, in dem du sie stellst. Ist dieses Profil unvollständig, blockiert dich die Checkliste am Ende. Es vorher auszufüllen ist deutlich angenehmer, als es dann zu merken.