Überblick
Was eine Rechnung in Steerd ist, welche vier Zustände sie kennt und welcher Schritt sich nicht rückgängig machen lässt.
Eine Rechnung hat in Steerd genau zwei Leben. Als Entwurf ist sie ein Arbeitsdokument, das du frei ändern kannst. Sobald du sie gestellt hast, ist sie ein Beleg: Sie trägt eine Nummer, ist gesperrt und lässt sich nur noch mit einem zweiten Dokument korrigieren, nie mehr bearbeiten.
Fast alles Weitere folgt aus dieser Trennung.
Die Zustände
| Zustand | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch keine echte Rechnung. Keine Nummer, keine rechtliche Wirkung, änderbar und löschbar. |
| Offen | Gestellt und noch nicht bezahlt. |
| Bezahlt | Von dir als bezahlt markiert. |
| Storniert | Durch eine Korrektur zurückgenommen. |
Überfällig ist kein fünfter Zustand. So nennt Steerd eine Rechnung, die nach ihrem Fälligkeitsdatum immer noch offen ist. Am Dokument ändert sich dadurch nichts, die Liste zeigt sie nur rot, damit sie nicht untergeht.
Die Tür, die nur in eine Richtung aufgeht
Beim Stellen vergibt Steerd die Rechnungsnummer und sperrt das Dokument. Es gibt kein Entsperren, und das ist Absicht statt Einschränkung: Eine Rechnungsnummer ist eine fortlaufende, rechtlich bindende Aussage. Software, mit der sich ein bereits gestelltes Dokument still überschreiben lässt, will dein Finanzamt nicht im Einsatz sehen.
Stimmt danach etwas nicht, korrigierst du, und dabei entsteht ein zweites Dokument.
Woher Rechnungen kommen
Von Hand getippt wird selten. Üblich sind drei Wege:
- Aus erfassten Zeiten. Stunden auf einem Projekt erfassen und die noch nicht abgerechneten auf eine Rechnung ziehen. Siehe Zeiten übernehmen.
- Aus Reisekosten. Genehmigte Reisen lassen sich weiterberechnen. Siehe Reisekosten übernehmen.
- Von Hand, für alles andere.
Alle drei landen im selben Editor, und eine Rechnung darf alle drei mischen.
Verschicken und nachfassen
Steerd kann die Rechnung verschicken, aus deinem eigenen verbundenen Postfach, mit den Dokumenten im Anhang. Und sobald eine Rechnung überfällig ist, entwirft Steerd dir eine Zahlungserinnerung in einer von fünf Stufen. Beides von Hand: du liest den Text, du drückst auf Senden. Siehe Rechnung verschicken.
Was Steerd nicht tut
Es mahnt nicht von allein. Nichts geht nach Zeitplan raus, eine Rechnung als bezahlt zu markieren ist deine Aufgabe, und niemand erinnert dich daran, dass eine Erinnerung fällig wäre.
Es weiß nicht, ob die Mail ankam. Es gibt keine Lesebestätigung und kein Kundenportal, und eine Unzustellbarkeit landet in deinem Postfach.
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