E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD
Wann eine E-Rechnung Pflicht ist, welche zwei Stichtage darüber entscheiden, und welche Ausnahmen weiterhin gelten.
Eine E-Rechnung ist eine maschinenlesbare Rechnung: strukturierte Daten, die das System deiner Kundschaft einlesen kann, ohne dass jemand abtippt. Steerd erzeugt XRechnung und ZUGFeRD.
Zwei Stichtage, nicht einer
Die Pflicht kommt gestaffelt, und welcher Termin für dich gilt, hängt am Umsatz:
- 1. Januar 2027 bei einem Gesamtumsatz über 800.000 EUR im Jahr 2026.
- 1. Januar 2028 sonst.
Beides falsch einzuschätzen ist teuer, deshalb leitet Steerd die Antwort aus dem Rechnungsdatum der jeweiligen Rechnung ab und nicht aus dem heutigen Datum. Eine Rechnung mit Datum im Vorjahr wird nach den Regeln des Vorjahres beurteilt.
Was der Entwurf dir sagt
Der Editor nennt dir, in welchem der drei Fälle du bist.
Pflicht. "Diese Rechnung wird als E-Rechnung ausgestellt. Für diese Leistung ist das gesetzlich vorgeschrieben." Du hast keine Wahl, und die Checkliste fragt die zusätzlichen Angaben ab.
Freiwillig, und du hast dich dafür entschieden. Eine E-Rechnung darfst du immer ausstellen, auch ohne Pflicht.
Ein reines PDF, mit Begründung. Steerd nennt, warum die Pflicht diese Rechnung nicht erreicht:
| Grund | Bedeutung |
|---|---|
| Noch nicht verpflichtend | Die Staffelung hat dich noch nicht erreicht. |
| Kleinunternehmerregelung | Nach § 19 UStG bist du vom Ausstellen dauerhaft befreit. |
| Kleinbetrag | Rechnungen bis 250,00 EUR dürfen normale Rechnungen bleiben (§ 33 UStDV). |
| Privatperson | Die Pflicht gilt gegenüber Unternehmen, diese Kundschaft ist als Privatperson erfasst. |
| Steuerbefreite Leistung | Je nach Befreiung kann die Leistung außerhalb der Pflicht liegen. |
In jedem dieser Fälle kannst du dich trotzdem für eine E-Rechnung entscheiden.
Vom Ausstellen befreit heißt nicht vom Empfangen befreit
Das gehört deutlich gesagt, weil genau diese Hälfte gern übersehen wird: Die Ausnahmen oben betreten nur Rechnungen, die du verschickst. Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, unabhängig von ihrer Größe und unabhängig von der Kleinunternehmerregelung.
Was eine E-Rechnung zusätzlich braucht
Maschinen ergänzen nichts. Zusätzlich zur normalen Checkliste braucht es deinen Ansprechpartner mit E-Mail und Telefon, deine elektronische Adresse, deine IBAN, eine Kennung für dich (USt-IdNr. oder Handelsregisternummer) und die elektronische Adresse der Kundschaft, bei öffentlichen Auftraggebern typischerweise die Leitweg-ID.
Trag das einmal unter Einstellungen, Rechnungsdaten ein, dann kommt es nicht wieder.
Wenn sie sich nicht erzeugen lässt
Gelegentlich meldet die Checkliste, dass sich keine gültige E-Rechnung erzeugen lässt, und nennt eine Regel. Das ist eine echte Unverträglichkeit und kein fehlendes Feld, und es ist eine Meldung wert. Häufigster Fall ist die Korrektur einer reinen PDF-Rechnung: Die nötigen Angaben stecken versiegelt im Original.
Eine gestellte Rechnung korrigieren (Rechnungskorrektur)
Wie eine Korrektur funktioniert, welcher Schritt das Original wirklich storniert, und was mit den abgerechneten Zeiten und Reisekosten passiert.
Überblick
Wofür die Zeiterfassung in Steerd da ist, welche zwei Bedingungen über die Abrechenbarkeit einer Stunde entscheiden, und wer wessen Stunden sieht.