Dateien, die Steerd für dich erzeugt
Die Dokumente, die von allein hier landen, warum sie sich nicht bearbeiten oder löschen lassen, und was das schützt.
Manche Dateien tauchen im Speicher auf, ohne dass jemand sie hochgeladen hat:
- Rechnungs-PDFs, sobald eine Rechnung gestellt wird
- Leistungsnachweise, wenn einer an eine Rechnung gehängt wurde
- E-Rechnungsdateien (XRechnung, ZUGFeRD), wenn eine erzeugt wurde
- Reisekostenberichte, sobald eine Reise genehmigt und versiegelt ist
Sie sind gekennzeichnet und gesperrt
Ein erzeugtes Dokument lässt sich nicht wie ein gewöhnlicher Upload umbenennen, umkategorisieren oder löschen. Bearbeiten wird dort nicht angeboten.
Warum
Weil jedes davon der Nachweis für ein Dokument ist, das du gestellt hast.
Ein Rechnungs-PDF ist keine Kopie der Rechnung, es ist die Rechnung, so wie deine Kundschaft sie bekommen hat. Ein versiegelter Reisekostenbericht ist die genehmigte Reise mit den genehmigten Beträgen. Ließe sich eines davon umbenennen, ersetzen oder still entfernen, wäre der Nachweis, für den es existiert, nichts mehr wert.
Das ist dieselbe Überlegung, die eine gestellte Rechnung unveränderbar und eine versiegelte Reise fest macht. Die Datei ist das letzte Glied dieser Kette, und es wäre seltsam, den Datensatz zu schützen und das Dokument lose zu lassen.
Eines loswerden
Du löschst nicht die Datei, sondern kümmerst dich um das Dokument. Storniere die Rechnung mit einer Korrektur oder nimm die Genehmigung der Reise zurück, dann folgt der Nachweis.
Sie zählen zum Speicher
Es sind echte Dateien in deinem Kontingent. In einem abrechnungsstarken Monat summiert sich das, und das ist der ehrliche Grund, davon zu wissen.