Genehmigung, versiegelter Bericht und Erstattung

Eine Reise einreichen, was die Genehmigung festschreibt, wie du sie zurücknimmst, und wie du festhältst, was wirklich gezahlt wurde.

Einreichen

Einreichen übergibt die Reise an die genehmigende Person. Vorher muss die Checkliste sauber sein: geschäftlicher Anlass, ein Reiseverlauf, der vorwärts läuft und zurückkommt, Belege für Übernachtungen, bei jeder Position wer bezahlt hat, Kurse für Fremdwährungen, Begründungen für Abweichungen und eine geklärte Dreimonatsfrist.

Der Bereich "Zu genehmigen"

Wer genehmigt, hat neben Alle Reisen einen Reiter Zu genehmigen. Dort steht, was auf diese Person wartet, was etwas anderes ist als das, was existiert.

Genehmigen setzt die Verwaltungsberechtigung für Reisekosten voraus. Eigene Reisen anzulegen und einzureichen braucht nur den Zugriff. Deshalb kann eine externe Person mit der Rolle Time Tracker unterwegs Reisen erfassen, ohne irgendetwas genehmigen zu können, auch nicht die eigenen.

Was die Genehmigung bewirkt

Mit der Genehmigung wird die Reise versiegelt: der Bericht wird erzeugt und die Beträge lassen sich nicht mehr ändern.

Ab da ist der Bericht als PDF das Dokument. Die Detailansicht rechnet nichts mehr live nach, sondern gibt dir die versiegelte Datei. Das ist Absicht: Ein Bericht, der sich bei einer geänderten Satztabelle still neu berechnet, wäre der Nachweis von gar nichts.

Ablehnen

Ablehnen gibt die Reise als Entwurf zurück, mit Begründung. Die Begründung ist Pflicht, denn eine Ablehnung ohne sie beginnt eine Diskussion, statt eine zu beenden.

Genehmigung zurücknehmen

Eine Genehmigung lässt sich rückgängig machen:

Dadurch wird die Versiegelung aufgehoben und die Reise wieder bearbeitbar. Der versiegelte Bericht bleibt als abgelöster Nachweis erhalten, die Referenz bleibt gleich.

Zwei Dinge lohnen die Aufmerksamkeit. Der alte Bericht bleibt erhalten, wird also nicht gelöscht, und der Verlauf zeigt, dass es eine frühere Fassung gab. Und die Reise behält ihre Referenz, es bleibt also dieselbe Reise und wird keine neue, die zufällig ähnlich aussieht.

Solange Reisekosten auf einer gültigen Rechnung stehen, wird das Zurücknehmen abgelehnt. Gib sie frei, indem du diese Rechnung korrigierst.

Als erstattet markieren

Bei einer Reise zur Erstattung gibt es einen letzten Schritt: festhalten, dass das Geld tatsächlich geflossen ist.

Du kannst den tatsächlich gezahlten Betrag und eine Notiz erfassen. Lässt du den Betrag leer, gilt die Reise mit dem versiegelten Betrag als erledigt. Trägst du einen abweichenden Betrag ein, hältst du fest, was wirklich passiert ist, und Steerd weist dich darauf hin, wenn er über dem genehmigten liegt.

Reisen mit dem Zweck Betriebsausgabenabzug haben keinen Erstattungsschritt, denn dir zahlt niemand etwas aus.