Eine Datei hochladen
Dateien hereinbekommen, eine Kategorie wählen, und was mit denen ist, die zu einem Vorgang gehören.
Hochladen nimmt eine Datei von deinem Rechner. Einen Ordner musst du nicht wählen, denn Ordner gibt es nicht.
Gib ihr eine Kategorie
Über die Kategorie findest du die Datei später wieder: Vertrag, Eingangsrechnung, Beleg, Bild, Sonstiges. Beim Hochladen kostet das eine Sekunde und spart später eine Suche.
Ändern lässt sie sich jederzeit, ein falscher Griff ist also billig. Siehe Umbenennen und Kategorien.
Benenn sie so, wie du danach suchen würdest
Die Suche greift auf den Dateinamen zu. scan_20260806_final_v2.pdf ist ein Name, den niemand je
wiederfindet, du eingeschlossen.
Benenn sie jetzt um oder später, der Bearbeiten-Dialog kann beides: Name und Kategorie.
Dateien, die zu etwas gehören
Manche Dateien kommen an einem Datensatz an, statt hier hochgeladen zu werden: Belege an einer Reise, Anhänge an einem Projekt. Die liegen bei dem, wozu sie gehören, und die als Nachweis aufbewahrten erscheinen zusätzlich hier.
Gehört eine Datei wirklich zu genau einer Reise oder Rechnung, häng sie dort an, statt sie lose hochzuladen. Lose Dateien sind die, die in einem Jahr niemand mehr einordnen kann.
Größe und Format
Übliche Geschäftsdokumente und Bilder. Wird ein Upload abgelehnt, ist es die Größe, und die Lösung ist ein komprimierter Scan statt eines Umwegs: Ein 40 MB großes Foto eines Belegs ist nicht besser lesbar als ein 2 MB großes.