Deine Rechnungsdaten

Unter Einstellungen, Rechnungsdaten stehen die Firmendaten, die auf jeder Rechnung erscheinen, die du stellst.

Du kannst sie jederzeit ändern; eine Änderung verändert nie eine bereits gestellte Rechnung.

Dieser Satz ist der wichtige. Deine Daten werden in dem Moment auf die Rechnung geschrieben, in dem du sie stellst. Ziehst du nächstes Jahr um, zeigen die Rechnungen des Vorjahres weiterhin die alte Adresse, und genau das sollen sie auch.

Fünf Abschnitte, ein Speichern

Der Bereich ist in fünf Abschnitte geteilt, zwischen denen du oben umschaltest: Unternehmen, Steuer und E-Rechnung, Zahlung, Nummerierung und Dokument. Jeder hat seine eigene Adresse. /settings/invoicing/numbering kannst du also als Lesezeichen speichern oder jemandem schicken.

Das sind fünf Ansichten auf ein Formular, nicht fünf Formulare. Daraus folgen drei Dinge, die du kennen solltest, bevor du anfängst zu tippen:

• Was du in einem Abschnitt änderst, steht noch da, wenn du aus einem anderen zurückkommst. Umschalten speichert nichts und verwirft nichts.
• Speichern schreibt alle fünf Abschnitte, egal aus welchem du es anstößt. Für Verwerfen gilt dasselbe: Es setzt überall auf den zuletzt gespeicherten Stand zurück.
• Ein Abschnitt mit einer ungespeicherten Änderung bekommt einen Punkt neben dem Namen, und die Leiste unten zählt, was offen ist, und nennt die Abschnitte dazu. Wenn du aus Nummerierung speicherst und dabei eine Adresse mitschreibst, die du vor zehn Minuten geändert hast, hat die Leiste dich vorher darauf hingewiesen.

Eins auf diesem Bildschirm fällt aus all dem heraus, und das solltest du wissen, bevor es dich Arbeit kostet: Ein Kundenkürzel unter Nummerierung gehört nicht zum gemeinsamen Formular. Es bekommt keinen Punkt, es taucht in der Zählung der Leiste nicht auf, und das Speichern des Bildschirms schreibt es nicht. Jede Zeile speichert sich selbst. Was du in einer Kürzelzeile stehen lässt, ist weg, sobald du in einen anderen Abschnitt wechselst. Speichere die Zeile also, bevor du weiterklickst.

Unternehmen

Rechtlicher Name, Straße und Hausnummer, optional ein Adresszusatz, PLZ, Ort und Land.

Der rechtliche Name ist der, unter dem du firmierst, nicht deine Marke. Wo beides auseinander geht, gehört hier der rechtliche hin.

Darunter steht Register und Geschäftsführung: Registergericht, Sitz und die Personen, die das Unternehmen vertreten, eine pro Zeile und in dieser Reihenfolge gedruckt. Das alles landet in der Fußzeile der Rechnung. Eine GmbH muss das angeben, ein eingetragener Kaufmann ebenso. Als Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag lässt du den Block leer. Falls du unsicher bist, welcher Fall auf dich zutrifft, frag deine Steuerberatung und nicht diese Seite.

Mit den beiden Bezeichnungen legst du die Überschrift dieses Blocks fest, einmal für deutsche und einmal für englische Rechnungen. Trägst du nur eine der beiden ein, wird sie auch für die andere Sprache verwendet. Bleiben beide leer, steht dort Geschäftsführung beziehungsweise Management.

Steuer und E-Rechnung

Steuernummer und USt-IdNr. Die Checkliste braucht mindestens eines von beidem. Auf einer Kleinunternehmerrechnung zählt auch die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, dort genügt also eine der drei Nummern.

Der Schalter für die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) ändert, was Steerd überall sonst ableitet: Deine Rechnungen weisen keine Umsatzsteuer aus, und vom Ausstellen von E-Rechnungen bist du dauerhaft befreit. Schalte ihn nur ein, wenn er tatsächlich auf dich zutrifft.

Der Rest des Abschnitts gehört zur E-Rechnung: Ansprechpartner mit E-Mail und Telefon, dein Land der Ansässigkeit, eine elektronische Adresse (üblicherweise deine Rechnungs-E-Mail), die eben genannte Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und deine Handelsregisternummer.

Gebraucht werden sie nicht alle zum selben Zeitpunkt, und der Unterschied lohnt sich:

• Jede E-Rechnung braucht Ansprechpartner, E-Mail und Telefon, und sie muss dich über Handelsregisternummer oder USt-IdNr. identifizierbar machen. Stehen nicht steuerbare Positionen auf der Rechnung, fällt die USt-IdNr. vorschriftsgemäß aus der Datei heraus. Dann bleibt nur die Handelsregisternummer. Trag sie ein, wenn du eine hast.
• Nur eine XRechnung braucht zusätzlich deine IBAN, deine elektronische Adresse und die der Kundschaft. Eine ZUGFeRD- oder EN-16931-Rechnung scheitert nicht an einer fehlenden elektronischen Adresse.

Die Felder jetzt auszufüllen kostet eine Minute. Sie in dem Moment zu entdecken, in dem du eine Rechnung stellen willst, ist unangenehmer. Siehe E-Rechnung.

Zahlung

Deine IBAN, damit Kundschaft weiß, wohin sie zahlen soll, daneben BIC und der Name der Bank. Ohne IBAN geht keine XRechnung hinaus, denn dieses Format muss angeben, wie die Rechnung bezahlt werden kann. ZUGFeRD und EN 16931 verlangen das nicht. Wer per Überweisung zahlt, sucht sie trotzdem.

Hier steht auch das Zahlungsziel in Tagen. Es belegt bei jeder neuen Rechnung die Fälligkeit vor. Es gehört zur Bankverbindung und nicht zum Dokument, weil es entscheidet, wann eine Rechnung fällig wird. Das ist dieselbe Frage wie die, wohin das Geld geht, und keine Frage der Gestaltung.

Nummerierung

Präfix und Muster deiner Rechnungsnummern, mit einer Vorschau der nächsten Nummer. Wechselst du mitten im Jahr zu Steerd, dann ist Nächste Nummer die Nummer, die die nächste Rechnung bekommt. Trag also die Nummer nach deiner letzten ein: Wer bei 42 steht, macht bei 43 weiter. Siehe Rechnungsnummern und Nummernkreise.

Die Kundenkürzel stehen ebenfalls in diesem Abschnitt. Steht {CLIENT} in deinem Muster, bekommt jeder Kunde sein eigenes Kürzel in der Nummer, und eine Nummer sieht dann so aus: ACME-2026-0004. Jede Kürzelzeile wird für sich gespeichert, über ihre Schaltfläche oder mit Enter im Feld. Über das Speichern des Bildschirms läuft sie nicht, weil sie gemeinsam mit dem Zähler des Kunden geschrieben werden muss.

Ein Kürzel zu ändern setzt voraus, dass du nicht nur Rechnungen, sondern auch Organisationen verwalten darfst. Kannst du auf diesem Bildschirm alles bearbeiten, nur die Kürzel nicht, dann fehlt dir genau dieses Recht.

Dokument

Wie die Rechnung aussieht. Dein Logo, oben rechts auf der Rechnung. Steerd wandelt es in PNG um, weil das Rechnungs-PDF kein WebP lesen kann und PNG einen transparenten Hintergrund behält. Dazu eine Akzentfarbe, eine Kontaktzeile und eine Fußzeile, die beiden Letzteren werden in der Fußzeile der Rechnung gedruckt.

Wo genau sie dort stehen, entscheidet das Fußzeilen-Layout darunter, das du umbauen kannst. Hast du dir ein eigenes Layout gebaut, bestimmen dessen Textblöcke, was gedruckt wird. Eine Änderung an der Kontaktzeile oder der Fußzeile weiter oben taucht dann möglicherweise gar nicht mehr auf.

Wählst du eine Logodatei aus, wird sie sofort hochgeladen und die Vorschau aktualisiert sich. Das ist das Einzige hier, was vor dem Speichern passiert. Deine Rechnungsdaten zeigen aber erst nach dem Speichern auf das neue Logo: Bis dahin holt Verwerfen das alte zurück, und der Abschnitt Dokument gilt als ungespeichert.

Wer das sieht

Der Bereich kennt zwei Zustände und sagt dir, in welchem du bist.

Lassen sich deine Rechnungsdaten gar nicht laden, sagt der Bereich das, statt dich vor einem leeren Formular sitzen zu lassen. Ein Grund dafür ist, dass die Rechnungsstellung nicht zu deiner Rolle in diesem Team gehört. Ein Netzwerk- oder Serverproblem führt zur selben Meldung:

Deine Rechnungsdaten konnten nicht geladen werden. Möglicherweise hast du in diesem Team keinen Zugriff auf die Rechnungsstellung.

Darfst du Rechnungen lesen, aber nicht verwalten, siehst du alles und kannst nichts ändern. Über allen fünf Abschnitten steht dann:

Zum Ändern deiner Rechnungsdaten brauchst du das Recht, Rechnungen zu verwalten. Lesen und kopieren kannst du hier alles. Wenn sich etwas ändern soll, sag jemandem in deinem Team Bescheid, der dieses Recht hat.

In diesem Zustand hat kein Abschnitt eine Schaltfläche zum Speichern, und der Logo-Upload und der Editor für die Fußzeile sind nicht ausgegraut, sondern ganz weg. Lesen ist dabei kein Notbehelf: Du kommst in alle fünf Abschnitte und kannst herauskopieren, was du brauchst.