Team, Rollen und Plätze

Jemanden einladen

Unter Einstellungen, Team gibst du E-Mail-Adresse und Rolle ein, und Steerd verschickt eine Einladung. Du kannst den Link auch kopieren und selbst versenden.

Zwei nützliche Details:

• Einladungen laufen ab, und die Liste der offenen Einladungen zeigt wann. Erneut senden oder zurückziehen ist möglich.
• Du wählst die Sprache der Einladung, damit eine deutschsprachige Kollegin eine deutsche Einladung bekommt, egal in welcher Sprache du arbeitest.

Die vier Rollen

Ein Time Tracker ist überall sonst grundsätzlich gesperrt, deshalb ist die Seitenleiste dort fast leer. Das ist die Rolle bei der Arbeit und keine falsche Einstellung.

Einzelne Rechte zusätzlich vergeben

Manchmal braucht jemand genau eine Sache, die die eigene Rolle nicht hergibt. Über Zugriff verwalten vergibst du einzelne Module an eine einzelne Person: Lebensläufe sehen oder bearbeiten, Projekte verwalten, Zeiten erfassen oder verwalten.

Zwei Rechte lassen sich auf diesem Weg nie vergeben: Abrechnung und Mitgliederverwaltung. Ein Admin kann sie also niemandem verschaffen, und genau das verhindert, dass sich jemand still selbst hochstuft.

Geltungsbereiche für Time Tracker

Ein Time Tracker sieht nur die Organisationen und Projekte, die du ausdrücklich freigibst:

Ein Time Tracker sieht nur die Organisationen und Projekte, die du hier freigibst.

Externe ohne Freigabe haben nichts, worauf sie Zeiten erfassen könnten. Dieser Schritt wird nach einer Einladung am häufigsten vergessen.

Plätze

Im Team-Tarif hat jedes Mitglied einen von zwei Platztypen:

• einen vollen Platz für alle, die mit dem Produkt arbeiten,
• einen Zeitplatz, günstiger, für alle, die nur Zeiten erfassen.

Ein Teil der vollen Plätze steckt im Grundpreis, darüber hinaus wird je Platz abgerechnet. Der Bereich zeigt, wie viele enthalten sind, wie viele berechnet werden und was der jeweilige Typ kostet.

Einen Platztyp zu ändern oder jemanden aufzunehmen ist eine Änderung an der Abrechnung, und Steerd sagt dir vorher, was auf der nächsten Rechnung landet. Bei einer noch offenen Einladung beginnt die Berechnung erst mit der Annahme.

Steht im Bereich, dass die Abrechnung einer Änderung noch hinterherläuft, sind Stripe und Steerd kurzzeitig unterschiedlicher Meinung. Das gleicht sich von selbst wieder aus.

Jemanden entfernen oder deaktivieren

Deaktivieren entzieht den Zugriff und lässt die Person mitsamt ihrer Historie im Team. Der Platz wird der nächsten Rechnung gutgeschrieben. Aktivieren kannst du sie jederzeit wieder. Entfernen beendet die Mitgliedschaft ganz.

Beides hat noch eine Folge, die du vor dem Bestätigen kennen solltest:

Das ist so gewollt. Ein Zugang, der gültig war, solange jemand im Team war, darf nicht Wochen später von allein wieder gültig werden, wenn sich niemand mehr an ihn erinnert. Die Sperre ist deshalb unwiderruflich. Weder du noch der Support können sie aufheben.

Was danach nicht mehr funktioniert

Nur das, was diese Person selbst angelegt hat. Schlüssel und Sync-Passwörter von anderen laufen weiter.

• Die API-Schlüssel dieser Person. Damit fallen Skripte, geplante Jobs und alle von ihr autorisierten Apps aus. Wichtig dabei: Auch wer den Bereich API-Schlüssel nie geöffnet hat, kann welche besitzen. Wer eine App autorisiert, bekommt dafür automatisch einen Schlüssel.
• Die Sync-Passwörter dieser Person. Beim nächsten Abgleich schlägt die Synchronisierung auf jedem Handy fehl, das eines davon benutzt.

Jede Sperrung wird zusammen mit dem Namen des Schlüssels oder des Geräts im Audit-Log vermerkt. Dort siehst du am schnellsten, welche Integration ausgefallen ist.

Wieder ans Laufen bringen

Kommt die Person zurück, rechne mit drei Schritten statt einem:

1. Lade sie erneut ein oder aktiviere sie wieder.
2. Ein Admin legt unter API-Schlüssel einen neuen Schlüssel mit denselben Berechtigungen an. Schlüssel anlegen dürfen nur Admins und Owner. Die betroffene Person kommt an dieser Stelle also nicht allein weiter.
3. Trag den neuen Schlüssel dort ein, wo der alte stand. Umgestellt wird nichts von allein. Ein Dienst mit dem gesperrten Schlüssel scheitert weiter, ohne dass jemand etwas davon merkt.

Bei einer verbundenen App musst du stattdessen die App neu autorisieren.

Nur das Sync-Passwort kann die Person selbst erneuern. Sobald sie wieder im Team ist, erstellt sie unter Kontakte aufs Handy synchronisieren ein neues und trägt es auf dem Gerät ein.

Wenn jemand im Team den zweiten Faktor verliert

Wer Mitglieder verwalten darf, kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung für ein Mitglied aus der Teamliste heraus abschalten. Das dauert Sekunden und erspart der Person die 72 Stunden, die die Wiederherstellung in Eigenregie braucht.

Was dabei passiert, deutlich gesagt, weil es die Sicherheit dieser Person tatsächlich verringert:

• sie meldet sich nur noch mit dem Passwort an, bis sie einen zweiten Faktor neu einrichtet
• alle offenen Sitzungen enden
• eine E-Mail geht raus, und genau die macht einen unberechtigten Einsatz für die betroffene Person sichtbar. Steerd verschickt sie und hält fest, ob das geklappt hat; eine Mail, die nicht ankommt, macht die Änderung nicht rückgängig.
• es landet im Protokoll des Teams, mit dem Namen dessen, der es getan hat

Bei wem es nicht geht

Drei Personen sind außer Reichweite, und das ist kein Versehen:

• du selbst. Deinen eigenen zweiten Faktor schaltest du unter Sicherheit ab, dort wird nach deinem Passwort gefragt.
• die Person, der dieses Team gehört.
• alle, denen ein anderes Team gehört oder die es als Admin führen, sofern dort noch andere Leute sind. Ihre Befugnisse reichen weiter als deine.

Diese drei nehmen den Weg über die 72 Stunden, für den niemand um Erlaubnis gefragt werden muss. Wer sein Team allein führt, hat niemanden zum Fragen, und genau für den Fall gibt es ihn.

Nutz das, wenn du weißt, mit wem du sprichst. "Ich bin's, mein Handy ist weg" ist exakt die Nachricht, die auch ein Angreifer schickt, und dieser Knopf ist die Antwort darauf.