Überblick
Wozu eine Reise dienen kann, welche fünf Zustände sie durchläuft, und warum die Genehmigung der Punkt ohne Rückweg ist.
Reisekosten bilden eine Dienstreise vollständig ab: wohin du gefahren bist, was sie gekostet hat, wie hoch die gesetzlichen Pauschalen ausfallen und was danach mit dem Geld passiert.
Eine Reise dient einem von zwei Zwecken
Den Zweck wählst du beim Anlegen, und er ändert, worum es geht:
- Erstattung. Dein Arbeitgeber schuldet dir Geld für diese Reise.
- Betriebsausgabenabzug. Dir erstattet niemand etwas, die Reise mindert deinen Gewinn.
Wer als Freelancer eigene Kundschaft abrechnet, will meist das Zweite. Angestellte unterwegs wollen das Erste. Der Unterschied entscheidet, ob es am Ende einen Schritt Als erstattet markieren gibt.
Die fünf Zustände
| Zustand | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Deiner, bearbeitbar. |
| Eingereicht | Zur Genehmigung übergeben. |
| Genehmigt | Versiegelt. Die Beträge stehen fest, der Bericht existiert. |
| Abgelehnt | Als Entwurf zurückgegeben, mit Begründung. |
| Erstattet | Ausgezahlt. |
Die Genehmigung ist der Punkt ohne Rückweg
Mit der Genehmigung wird die Reise versiegelt. Steerd sagt es vorher:
Mit der Genehmigung wird die Reise versiegelt: der Bericht wird erzeugt und die Beträge lassen sich nicht mehr ändern.
Ab diesem Moment gibt es einen Bericht als PDF, und dieser Bericht ist das Dokument, keine Neuberechnung. Änderten sich später die Sätze oder deine Eingaben, sagte der Bericht trotzdem weiter, was genehmigt wurde. Genau darum genehmigt man etwas.
Eine Genehmigung lässt sich zurücknehmen, wodurch die Reise wieder bearbeitbar wird. Der versiegelte Bericht bleibt als abgelöster Nachweis erhalten, und die Referenz bleibt gleich.
Was eine versiegelte Reise ermöglicht
Nur eine genehmigte Reise lässt sich einer Kundschaft berechnen. Das ist dieselbe Regel von der anderen Seite: Auf eine Rechnung dürfen nur Zahlen, die sich darunter nicht mehr bewegen.
Und solange Reisekosten auf einer gültigen Rechnung stehen, wird das Zurücknehmen abgelehnt.
Die deutschen Regeln sind eingebaut
Verpflegungspauschalen, Kürzungen, Übernachtungspauschalen und die Dreimonatsfrist rechnet Steerd aus dem Reiseverlauf aus. Siehe Pauschalen, Verpflegung und Übernachtung.
Exportieren
Reisekosten exportieren erzeugt eine CSV für einen Zeitraum, eine Zeile je Steuersatz, passend für die Buchhaltung. Filtern lässt sich nach Person.