Pauschalen, Verpflegung und Übernachtung
Wie die Verpflegungspauschale ermittelt wird, was eine gestellte Mahlzeit kostet, und die Dreimonatsfrist, an die niemand denkt.
Steerd berechnet den Verpflegungsmehraufwand aus deinem Reiseverlauf. Nachschlagen musst du nichts.
Welcher Tag was bekommt
Jeder Reisetag fällt in eine Kategorie:
| Kategorie | Wann |
|---|---|
| Voller Tag | Volle 24 Stunden abwesend. |
| An- oder Abreisetag | Erster und letzter Tag einer mehrtägigen Reise. |
| Mehr als 8 Stunden | Eintägige Reise über der Acht-Stunden-Grenze. |
| Keine Pauschale | Unter der Grenze. |
Zwei weitere gibt es für Sonderfälle: Ausgenommen, wenn ein Tag bewusst herausfällt, und Nur Restanspruch, wenn nach den Kürzungen nur ein Rest übrig bleibt.
Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale
Wurde eine Mahlzeit gestellt, wird die Pauschale dieses Tages gekürzt. Hak an, was du bekommen hast: Frühstück, Mittagessen oder Abendessen. Jede hat ihre eigene gesetzliche Kürzung.
Genau das wird gern vergessen. Eine Hotelrate mit Frühstück heißt, dass Frühstück gestellt wurde, auch wenn es sich nicht so anfühlt, als hätte dir jemand eine Mahlzeit gegeben. Wer es nicht erfasst, setzt zu viel an.
Unter Herkunft steht, wer sie gestellt hat: der Arbeitgeber oder Dritte bei geschäftlichem Anlass.
Eine übliche Mahlzeit über 60 EUR wird anders behandelt. Steerd weist darauf hin, dass keine Kürzung greift und der Betrag gegebenenfalls steuerpflichtiger Arbeitslohn ist. Das ist eine Lohnfrage und keine Reisekostenfrage, und sie gehört angesprochen statt stillschweigend angesetzt.
Übernachtungen
Eine Übernachtung wird erfasst als:
- Mit Beleg, also mit den tatsächlichen Kosten,
- Pauschale, der gesetzliche Betrag,
- Vom Arbeitgeber gestellt, kostet dich also nichts,
- Privat, etwa bei Freunden oder Familie,
- Keine.
Jede mit Beleg angesetzte Übernachtung braucht auch tatsächlich einen. Die Checkliste besteht darauf.
Die Dreimonatsfrist
Wer immer wieder an denselben Ort reist, bekommt die Verpflegungspauschale nur drei Monate lang. Das trifft längere Einsätze beim selben Kunden, und es ist die Regel, die man entdeckt, nachdem man ein Jahr lang Pauschalen angesetzt hat, die einem nicht zustanden.
Steerd verfolgt sie und lässt dich pro Tag klären. Du bestätigst eines von drei Dingen:
- Mindestens 4 Wochen unterbrochen, was die Frist neu starten lässt,
- Andere Tätigkeitsstätte, es ist also nicht derselbe Ort,
- Höchstens 2 Tage pro Woche, also unterhalb der Schwelle, ab der die Frist überhaupt läuft.
Solange nicht jeder betroffene Tag geklärt ist, blockiert der Punkt "Die Dreimonatsfrist ist für jeden Tag geklärt" die Genehmigung.