Belege und was einen gültigen Beleg ausmacht

Welche Kosten einen brauchen

Jede Übernachtung, die mit tatsächlichen Kosten angesetzt wird. Der Punkt heißt "Jede Übernachtung hat einen Beleg" und blockiert die Genehmigung.

Darüber hinaus: Häng an alles einen Beleg, was du nicht aus dem Gedächtnis rechtfertigen möchtest. Das ist weniger eine Regel als die Frage, was du später belegen kannst.

Pauschalen brauchen keinen Beleg. Genau darum geht es bei einer Pauschale: ein fester Betrag, den du ansetzen darfst, ohne Ausgaben nachzuweisen.

Was darauf stehen muss

Ein Beleg zeigt, was gekauft wurde, wann, zu welchem Preis und von wem. Eine Zeile auf der Kreditkartenabrechnung ist kein Beleg: Sie zeigt, dass du jemanden bezahlt hast, nicht wofür.

Bei Belegen in Fremdwährung gehört der Kurs dazu. Die Checkliste verlangt für jede Fremdwährungsposition einen.

Anhängen

Häng Belege an die Position, zu der sie gehören, nicht an die Reise insgesamt. Ein Stapel Bilder an der Reise ist ein Stapel, den später jemand von Hand zuordnen muss, vermutlich du.

Belege werden verschlüsselt gespeichert wie alles unter Dateien.

Mit der Genehmigung frieren sie ein

Ist die Reise genehmigt und versiegelt, sind die Belege Teil eines versiegelten Berichts. Austauschen lässt sich keiner mehr.

War ein Beleg falsch oder fehlte einer: Genehmigung zurücknehmen, korrigieren, erneut einreichen. Der abgelöste Bericht bleibt erhalten, der Verlauf zeigt also, dass es eine frühere Fassung gab, statt so zu tun, als wäre es immer schon richtig gewesen.

Der Beleg, den alle übersehen

Eine Hotelrechnung mit Frühstück ist zweierlei zugleich: der Übernachtungsbeleg und der Nachweis, dass Frühstück gestellt wurde. Den Beleg anzuhängen, ohne an diesem Tag die Kürzung für Frühstück zu setzen, ist der häufigste Weg zu einer überhöhten Reisekostenabrechnung. Siehe Pauschalen, Verpflegung und Übernachtung.