Eine Reise anlegen

Der Reiseverlauf ist das Rückgrat

Eine Reise besteht aus Abschnitten: wann du losgefahren bist, wohin, wann du angekommen bist und womit du unterwegs warst. Zur Wahl stehen Auto, Motorrad, Bahn, Flugzeug, öffentlicher Nahverkehr, Taxi, Mietwagen, Schiff und Sonstiges.

Der Reiseverlauf ist keine Zierde. Alles Gesetzliche wird daraus berechnet: welcher Tag welche Pauschale bekommt und ob die Dreimonatsfrist greift. Stimmen die Zeiten, stimmen die Zahlen.

Zwei Regeln prüft die Checkliste:

• Der Reiseverlauf läuft zeitlich vorwärts. Kein Abschnitt darf beginnen, bevor der vorige endet.
• Der Reiseverlauf endet wieder am Ausgangsort. Eine Reise, die nie zurückkommt, ist unvollständig, und ohne letzten Tag lässt sich nichts abschließend berechnen.

Ein geschäftlicher Anlass

Pflicht. "Ein geschäftlicher Anlass ist erfasst" steht auf der Checkliste, denn eine Reise ohne geschäftlichen Grund ist keine Dienstreise, was immer sie gekostet hat.

Kosten

Trag ein, was du ausgegeben hast, nach Kategorie: Übernachtung, Verpflegung, Fahrtkosten, Parken, Maut, Gepäck, Kommunikation, Bewirtung, Sonstiges.

Bei jeder Position wird erfasst, wer bezahlt hat, und das ist wichtiger, als es aussieht. Ein Hotel, das dein Arbeitgeber direkt gebucht hat, ist kein Geld, das dir zusteht. Die Checkliste besteht darauf, dass bei jeder Position steht, wer bezahlt hat.

Positionen in Fremdwährung brauchen einen Kurs. Ohne Kurs lässt die Checkliste sie nicht durch, denn ein Betrag in der falschen Währung auf einer Erstattung ist schlicht falsch.

Bewirtungen brauchen eine Art. Kundschaft zu bewirten wird anders behandelt als sich selbst zu verpflegen, und dieser Unterschied gehört erfasst statt geraten.

Abweichungen

Du kannst einen berechneten Wert überschreiben, und jede Abweichung braucht eine Begründung. Das ist der Punkt "Jede Abweichung hat eine Begründung". Eine unbegründete Abweichung ist das Erste, wonach eine Prüfung fragt, und die Begründung schreibt sich heute deutlich leichter als in zwei Jahren.