E-Rechnung in Deutschland: wer und ab wann
Die zwei Stichtage der Einführung, die Ausnahmen, und die Pflicht, die längst für alle gilt.
Der Stichtag, der schon vorbei ist
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
Das ist nicht gestaffelt und kennt keine Kleinunternehmer-Ausnahme. Schickt dir heute jemand eine XRechnung, ist "das können wir nicht verarbeiten" keine Position, die dir zusteht.
Die Staffelung unten betrifft ausschließlich das Ausstellen.
Die zwei Stichtage fürs Ausstellen
| Ab | Wen |
|---|---|
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit einem Gesamtumsatz über 800.000 EUR im Jahr 2026. |
| 1. Januar 2028 | Alle übrigen. |
Zwei Termine, nicht einer, und die Schwelle sieht ausdrücklich auf den Umsatz 2026. Steerd leitet die Antwort aus dem Rechnungsdatum der jeweiligen Rechnung ab. Eine Rechnung mit Datum im Vorjahr wird nach den Regeln des Vorjahres beurteilt und nicht nach denen von heute.
Wer vom Ausstellen befreit ist
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Ausstellen befreit. Empfangen müssen sie trotzdem.
- Rechnungen bis 250,00 EUR dürfen nach § 33 UStDV normale Rechnungen bleiben.
- Privatpersonen als Empfänger. Die Pflicht gilt gegenüber Unternehmen. Steerd hält fest, ob eine Kundschaft Unternehmen oder Privatperson ist, und behandelt einen nicht erfassten Fall als unbekannt statt als angenommen.
- Manche steuerbefreiten Leistungen, je nach Befreiung.
In all diesen Fällen darfst du freiwillig eine E-Rechnung ausstellen, und Steerd bietet es an.
Die Formate
XRechnung ist das Format, das öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten.
Öffentliche Auftraggeber weisen sich meist über eine Leitweg-ID aus, die in das Feld für die elektronische Adresse der Kundschaft gehört.
Was das praktisch heißt
Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, braucht das schon jetzt. Wer an Unternehmen fakturiert, richtet sich nach dem Umsatz 2026. Wer an Privatpersonen fakturiert, den erreicht die Pflicht für diese Rechnungen gar nicht.
An der Pflicht zum Empfangen ändert nichts davon etwas.
Wie es an einer konkreten Rechnung aussieht, steht unter E-Rechnung.