Deine ersten 15 Minuten

Das hier ist der kürzeste Weg vom leeren Konto zu einer Rechnung, die du tatsächlich verschicken könntest. Nichts davon ist endgültig, du kannst es also gefahrlos in deinem echten Arbeitsbereich ausprobieren.

1. Rechnungsprofil ausfüllen

Öffne Einstellungen, Rechnungsdaten. Diesen Schritt kannst du als einzigen nicht überspringen, denn hier stehen die Angaben, die auf einer Rechnung nach deutschem Recht stehen müssen: Firmenname und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und die Bankverbindung, auf die deine Kundschaft überweist.

Mach das zuerst. Wer es nachholt, muss alles zurückgehen und neu ausstellen, was in der Zwischenzeit entstanden ist.

2. Kundschaft anlegen

Zwei Datensätze, in dieser Reihenfolge:

1. Organisationen: die Firma, die du abrechnest. Land und USt-IdNr. entscheiden hier darüber, wie die Umsatzsteuer auf jeder Rechnung an diese Firma behandelt wird. Es lohnt sich also, das gleich richtig einzutragen.
2. Kontakte: die Person, mit der du tatsächlich sprichst, verknüpft mit diesem Unternehmen.

Auch wenn du an Privatpersonen statt an Firmen fakturierst, legst du eine Organisation an. Es ist schlicht die Partei, die die Rechnung bekommt.

3. Projekt anlegen

Projekte, dann Neu. Ein Projekt ist der Auftrag, und alles Weitere hängt daran. Verknüpfe es mit der Organisation von eben, hinterlege einen Satz und lass es in der ersten Phase stehen.

4. Zeiten darauf erfassen

Öffne Zeiterfassung und erfasse ein paar Stunden auf dem Projekt. Markiere sie als Abrechenbar, denn nicht abrechenbare Stunden landen nie auf einer Rechnung.

5. Aus den Zeiten eine Rechnung machen

Rechnungen, dann Neu, und dieselbe Kundschaft auswählen. Nutze im Editor Zeiten übernehmen: Dort stehen alle noch nicht abgerechneten Stunden dieser Kundschaft, und du wählst ab, was noch nicht auf die Rechnung soll.

Stunden ohne hinterlegten Satz lassen sich nicht abrechnen. Der Dialog sagt dir, wie viele davon betroffen sind.

6. Prüfen und finalisieren

Vor dem Finalisieren zeigt dir die Checkliste, was noch fehlt. Beim Finalisieren vergibt Steerd die Rechnungsnummer und sperrt das Dokument. Das ist der Punkt ohne Rückweg: Eine finalisierte Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten, sondern nur noch mit einer Rechnungskorrektur richtigstellen.

Danach lädst du das PDF herunter und verschickst es selbst. Steerd mailt Rechnungen nicht an deine Kundschaft.

Wie es weitergeht

• Lade unter Einstellungen, Team den Rest deines Teams ein und gib jeder Person eine Rolle.
• Wenn du zu Kundschaft fährst oder reist, sieh dir Reisekosten an. Steerd rechnet die deutschen Pauschalen für dich aus.
• Brauchst du strukturierte E-Rechnungen, sind XRechnung und ZUGFeRD bereits eingebaut.